Contexto
O Educa Week é um dos maiores eventos de educação do Brasil, reunindo líderes, escolas, patrocinadores e especialistas em três dias de palestras, painéis e networking.
Além da meta comercial de vender os ingressos até a data do evento, existia um desafio operacional importante: cada participante poderia escolher até 5 palestras entre mais de 40 opções, distribuídas em horários conflitantes e auditórios com lotação limitada.
Na prática, o site precisava fazer mais do que divulgar o evento. Ele precisava ajudar o usuário a entender a programação, montar seu próprio itinerário e, ao mesmo tempo, dar à organização controle sobre inscrições, temas, horários e capacidade de cada painel.
Obs: esse case é uma síntese de uma versão mais completa feita no Notion.
Como organizar escolha, venda e operação em uma única experiência?
A primeira hipótese era usar uma plataforma externa de eventos, mas essa solução não resolvia bem a visualização da agenda, a relação entre palestras, horários e auditórios, nem a flexibilidade necessária para alterar a programação conforme o comitê organizava o evento.
O desafio era criar uma experiência que preservasse a liberdade de escolha do participante, evitasse hiperlotação nos painéis e continuasse viável para implementação em WordPress, sem exigir o desenvolvimento de uma plataforma do zero.
Objetivo
Criar uma experiência digital clara para compra, escolha de palestras e navegação pela programação, preservando a força visual do Educa Week e conectando seus diferentes pontos de contato: site, campanha, redes e evento físico.
Da ferramenta pronta à lógica certa
A solução começou pela análise das restrições: número de palestras, conflito de horários, limite de escolhas, capacidade dos auditórios, atualizações frequentes na programação e necessidade de um fluxo responsivo.
Em vez de tratar o projeto apenas como uma página de vendas, o foco passou a ser a experiência de montagem da agenda. A partir disso, foram explorados esboços de interface com cards por horário, cores por fórum temático e estados de seleção, sempre considerando o que seria compreensível para o usuário e viável para implementação.
Essa etapa ajudou a descartar soluções visualmente interessantes, mas frágeis no mobile ou difíceis de manter, antes que elas virassem custo técnico desnecessário.
E-commerce usado como agenda interativa
A solução final adaptou uma lógica de e-commerce para resolver o fluxo de inscrição. Cada painel passou a funcionar como um “produto” que o participante adicionava ao carrinho, permitindo reaproveitar um sistema pronto de compra, limite de itens, controle de vagas e finalização de pedido.
Essa decisão reduziu a necessidade de desenvolvimento customizado, facilitou ajustes de conteúdo durante a organização do evento e manteve a experiência próxima de um comportamento já conhecido: escolher itens, revisar seleção e concluir a inscrição.
Para o usuário, o fluxo deixava de parecer apenas uma compra de ingresso e passava a funcionar como uma montagem guiada do próprio itinerário.
Prevenção de erro na jornada
Para reduzir dúvidas e evitar escolhas incorretas, a interface recebeu apoios simples ao longo da experiência: guia rápido no topo da página, lembretes sobre o limite de até 5 escolhas, menu flutuante com a quantidade de ingressos selecionados e botões âncora para navegar entre os dias do evento.
Esses elementos ajudavam o participante a entender onde estava, o que já tinha escolhido e o que ainda precisava fazer antes de concluir a inscrição.
De landing page a site completo
A partir da landing page inicial, o projeto se expandiu para uma estrutura maior de páginas, incluindo programação, palestrantes, premiação, visitas guiadas a escolas parceiras e conteúdos extras.
Essa expansão ajudou o site a sustentar não apenas a conversão, mas também a comunicação institucional e a organização das informações mais importantes do evento.
Uma experiência que conectou venda, programação e operação
O resultado foi um site capaz de apoiar a divulgação do Educa Week e resolver uma etapa crítica da experiência do participante: escolher quais palestras acompanhar dentro de uma programação ampla, com horários conflitantes e limite de vagas.
A adaptação do e-commerce permitiu transformar uma restrição operacional em uma experiência mais clara e controlável. O participante ganhava autonomia para montar sua agenda, enquanto a equipe do evento mantinha mais controle sobre inscrições, capacidade e atualização dos painéis.
Além da agenda interativa, o site também evoluiu para comportar páginas complementares do evento e materiais de campanha, contribuindo para a comunicação da programação e para a venda dos ingressos.
Conclusão e aprendizados
Às vezes estamos tão acostumados com o uso padrão de usar uma ferramenta, que esquecemos que, com alguns poucos ajustes, essa mesma ferramenta pode ter um fim diferente. No caso, usar um sistema de e-commerce como um agenda interativa, transformando o ato de comprar um ingresso quase que como uma experiência de “self-service”: dando o usuário o controle de montar o seu próprio itinerário ao mesmo tempo que resolvemos um problema de organização do evento.
Essa experiência me ensinou que criatividade em UX não é apenas inventar do zero ou ficar refém de ferramentas, mas enxergar novos usos para recursos que já temos à mão.
